Începând cu 1 ianuarie 2026, regula devine mult mai simplă (și mai strictă): orice firmă/entitate înmatriculată sau înregistrată la Registrul Comerțului trebuie să poată încasa de la clienți și prin mijloace moderne de plată (card, aplicații, soluții electronice), nu doar numerar. Obligația rezultă din modificările aduse OUG nr. 193/2002 prin Legea nr. 239/2025.
Totuși, legea introduce și o excepție foarte importantă: dacă toate încasările și plățile se fac exclusiv prin conturi bancare, fără niciun fel de încasare la fața locului/numerar, atunci nu ai obligația de a accepta plata cu cardul.
Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026
Textul legal introduce explicit obligația pentru persoanele fizice sau juridice din sfera Registrului Comerțului (Legea nr. 265/2022) de a accepta plăți prin mijloace moderne de plată.
Pe scurt: nu mai contează domeniul de activitate (servicii, comerț, producție etc.). Contează dacă încasezi de la clienți și nu ești în situația de excepție.
Cine intră sub obligație
Sunt vizate entitățile înregistrate/înmatriculate la Registrul Comerțului (de exemplu: societăți, PFA/II/IF, cooperative, grupuri de interes etc., conform enumerării din Legea 265/2022).
Notă: există profesii/forme de organizare reglementate special care pot să nu fie înregistrate la Registrul Comerțului; analiza se face punctual, în funcție de forma juridică.
Ce înseamnă „mijloace moderne de plată” (și de ce nu înseamnă doar POS clasic)
Legea vorbește despre acceptarea plăților prin mijloace moderne de plată – adică soluții electronice (ex.: card, aplicații/portofele digitale, alte instrumente de plată electronice).
Asta înseamnă că, practic, te poți conforma prin:
-
POS fizic (terminal clasic)
-
Soft POS (telefonul ca terminal, unde e disponibil)
-
POS virtual / link de plată (mai ales dacă încasezi la distanță)
-
alte soluții agreate de instituția acceptantă (bancă/processor)
Important: obligația este să accepți plata, nu să cumperi neapărat “un POS anume”. (În practică, însă, pentru încasări la fața locului, POS/Soft POS e cea mai directă soluție.) Legea nr. 239/2025
Excepția care te scapă de obligația POS: „exclusiv prin cont bancar”
Legea prevede clar: nu ai obligația să accepți plăți prin mijloace moderne de plată dacă efectuezi toate operațiunile de plată și încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit.
Ce înseamnă „exclusiv” în practică
-
emiți facturi și încasezi doar prin transfer bancar
-
nu încasezi numerar
-
nu încasezi „la fața locului” prin alte instrumente (cash, chitanțe la punct de lucru etc.)
-
ideal: ai o procedură internă și o politică publică (“Nu încasăm numerar, doar transfer bancar”)
Dacă încasezi numerar de la un singur client, mai beneficiezi de excepție?
Nu. Excepția funcționează doar dacă încasările sunt 100% prin cont bancar.
Asta înseamnă că o singură încasare cash (chiar și rară, chiar și de la un singur client) îți poate scoate firma din zona de excepție și, în mod realist, va trebui să fii pregătit să accepți și plata cu cardul/aplicații, pentru a evita sancțiunile.
Soluție practică, dacă nu vrei POS “pentru un singur client”:
schimbă strategia de încasare și stabilește regulă fermă de încasare exclusiv prin bancă (anunțată clienților, trecută în ofertă/contract/factură).
Amenzi: cât riști dacă nu te accepți mijloace moderne de plată
OUG 193/2002 (forma aplicabilă de la 1 ianuarie 2026) prevede contravenții distincte:
-
Nerespectarea obligației de acceptare (în esență, să nu asiguri posibilitatea de plată modernă când ești obligat) poate atrage amendă între 20.000 și 50.000 lei.
-
Refuzul efectiv de a accepta plata prin mijloace moderne de plată (ex.: clientul vrea să plătească cu cardul, iar tu refuzi) se sancționează cu amendă între 5.000 și 7.500 lei.
Constatarea și aplicarea sancțiunilor se fac de către structurile de control ale ANAF.
Pe scurt – dacă ai încasări cash/la punctul de lucru
-
Mapează încasările: numerar? la cabinet/punct de lucru? la livrare?
-
Alege soluția: POS / SoftPOS / POS virtual (în funcție de cum încasezi).
-
Încheie contract cu o instituție acceptantă (bancă/processor).
-
Afișează vizibil că accepți plata cu cardul (și, dacă e cazul, ce metode).
-
Instruiți personalul: “nu refuzăm plăți cu cardul/aplicații”.
-
Ține evidențe (politici, contract, dovada instalării/funcționării).
Detaliu util: instituțiile acceptante au obligații legate de instalarea terminalelor la solicitare, iar anumite costuri de achiziționare/instalare/conectare sunt reglementate, în timp ce administrarea/operarea se stabilește contractual.
Cum eviți POS în mod legal (dacă vrei doar transfer bancar)
Dacă obiectivul tău este să rămâi în excepție:
-
Nu încasa numerar “niciodată” (nici măcar excepțional).
-
Setează în ofertă/contract: “Plata se face exclusiv prin transfer bancar”.
-
Pune pe factură: IBAN + termen de plată + mențiunea “fără numerar”.
-
Dacă ai punct de lucru: afișează clar “Nu încasăm numerar”.
-
Dacă un client insistă pe numerar: oferă alternativă (transfer instant, ordin de plată, link de plată – dar ai grijă să rămână în zona de conturi/instrumente bancare, conform politicii firmei).
Întrebări frecvente despre mijloacele moderne de plată
Obligația e despre POS sau despre plata cu cardul?
Despre acceptarea plăților prin mijloace moderne. POS-ul e cea mai comună formă, dar nu singura.
Dacă nu am magazin și lucrez doar pe bază de factură?
Dacă încasezi exclusiv prin cont bancar, intri în excepție. Dacă ai și încasări numerar, nu.
Cine dă amenzile?
Structurile de control ale ANAF.
Concluzie
Din 1 ianuarie 2026, regula generală este: entitățile din Registrul Comerțului trebuie să accepte plăți cu cardul/aplicații, iar excepția se aplică doar când toate încasările sunt exclusiv prin conturi bancare.
Dacă ai măcar o încasare numerar, cel mai sănătos (și ieftin pe termen lung) e să alegi fie:
-
conformare printr-o soluție de acceptare card (POS/Soft POS), fie
-
schimbarea completă a politicii de încasare (doar bancă), ca să te încadrezi în excepție.
