Registrul Unic de Control (RUC)

Registrul Unic de Control (RUC) – ce este, cine îl are, cum îl obții și ce riști dacă îți lipsește

Registrul Unic de Control (RUC) este unul dintre documentele obligatorii pe care orice firmă înregistrată și autorizată la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) trebuie să îl dețină la sediul social și, după caz, la punctele de lucru. Chiar dacă multe proceduri s-au digitalizat prin Spațiul Privat Virtual (SPV), RUC rămâne un instrument esențial pentru evidența controalelor efectuate la fața locului.

Ce este Registrul Unic de Control (RUC)?

RUC este un registru tipărit, numerotat și parafat, în care inspectorii consemnează toate controalele desfășurate la o firmă. Acesta este reglementat de Legea nr. 252/2003, cu modificările și completările ulterioare. Rolul său este să limiteze suprapunerile de verificări, să ofere transparență asupra activității organelor de control și să păstreze un istoric clar al controalelor realizate.

Practic, după înființarea firmei și înregistrarea la Registrul Comerțului, achiziția RUC ar trebui trecută imediat pe lista de acțiuni obligatorii. În registru se pot consemna controale din mai multe domenii, precum: fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcții, protecția consumatorului, protecția muncii, inspecția muncii, protecția împotriva incendiilor, dar și alte domenii prevăzute de lege.

Cine are obligația să dețină registrul?

Obligația de a avea Registrul Unic de Control se aplică tuturor formelor de organizare, inclusiv:

• SRL

• PFA

• Întreprinderi individuale (II) și întreprinderi familiale (IF)

Indiferent dacă îți desfășori activitatea într-un birou, la domiciliu sau exclusiv online, legea impune ca registrul să existe și să poată fi prezentat la sediul declarat.

De unde se cumpără Registrul Unic de Control?

Conform prevederilor legale, RUC se achiziționează de la direcțiile generale ale finanțelor publice (ANAF) din raza teritorială unde este înregistrat sediul social al firmei. În general, după înființarea unei firme sau deschiderea unui SRL/PFA, există obligația ca în maximum 30 de zile să fie procurat RUC pentru sediul social, iar dacă ai puncte de lucru înregistrate la ANAF, trebuie cumpărat câte un registru și pentru fiecare punct de lucru.

Cât costă Registrul Unic de Control?

Prețul Registrului Unic de Control este, de regulă, aproximativ 30 de lei. Plata se face, în mod obișnuit, direct la ghișeul ANAF din județul în care firma are sediul social. Pentru a evita întârzieri, e recomandat să ai suma în numerar și să mergi cu toate documentele necesare.

Ce acte sunt necesare pentru obținerea RUC?

Pentru a obține Registrul Unic de Control, în mod obișnuit ai nevoie de:

• cererea pentru eliberarea registrului unic de control (există modele standard)

• copie după CUI-ul firmei pentru care se solicită registrul

• împuternicire/delegare, dacă persoana care depune nu este reprezentantul legal (administrator/titular PFA)

• copie CI a persoanei care depune documentația / persoanei împuternicite

Dacă soliciți RUC pentru sedii secundare / puncte de lucru, se cer suplimentar:

• copie Certificat Constatator pentru punctul de lucru (dacă se solicită registru pentru sediu secundar)

• copie a declarației privind sediile secundare, înregistrată la ANAF

• copie contract de închiriere/comodat pentru spațiul în care funcționează punctul de lucru

Unde se păstrează Registrul Unic de Control?

Registrul trebuie ținut la sediul social. Dacă firma are sedii secundare, trebuie cumpărat un registru separat pentru fiecare punct de lucru declarat la ANAF și păstrat la respectivul punct de lucru. În situația în care sediul social este găzduit la un avocat sau într-o locație unde nu se desfășoară efectiv activitate, registrul poate fi păstrat într-o altă locație sigură (de exemplu la domiciliu), astfel încât să poată fi prezentat la nevoie.

Se poate obține RUC online?

Nu. În prezent, Registrul Unic de Control se obține exclusiv de la sediile ANAF.

Ce sancțiuni există dacă nu ai Registrul Unic de Control?

Potrivit legislației în vigoare (Legea nr. 252/2003), lipsa RUC poate atrage amenzi:

• dacă nu achiziționezi RUC în termenul de 30 de zile de la înființarea firmei, amenda este între 500 și 1.000 lei

• dacă nu prezinți registrul la solicitarea organelor de control specializate, amenda este mai mare, între 1.000 și 2.000 lei

Din acest motiv, este important ca registrul să fie disponibil și păstrat în mod constant la sediu (sau la punctele de lucru).

Ce faci dacă pierzi Registrul Unic de Control?

În caz de pierdere, trebuie să mergi cât mai repede la ANAF pentru a declara pierderea registrului inițial și pentru a achiziționa un alt registru.

Ce se întâmplă dacă schimbi sediul social în alt sector/județ?

Schimbarea sediului social în alt sector/județ implică, pe lângă modificările efectuate la ONRC, și actualizări privind RUC. În această situație, trebuie să mergi la ANAF fie pentru:

• achiziționarea unui nou RUC, fie pentru

• aplicarea ștampilei administrației financiare din sectorul/județul nou, unde a fost mutat sediul social

Dacă firma e inactivă, mai trebuie RUC?

Da. Obligația de a deține Registrul Unic de Control rămâne valabilă chiar și dacă firma este inactivă.

Dacă ai doar activitate online, mai trebuie RUC?

Da. Registrul este obligatoriu la sediul social declarat, indiferent dacă activitatea este online sau fizică.