Utilizarea caselor de marcat fiscale – obligații, excepții și proceduri

Utilizarea caselor de marcat fiscale este reglementată de OUG nr. 28/1999, republicată, și de HG nr. 479/2003, republicată, cu modificările ulterioare. Potrivit acestor acte normative, obligația de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale revine agenților economici care livrează bunuri și/sau prestează servicii către populație, în mod permanent. Obligația începe din momentul demarării activității.

Excepții de la utilizarea casei de marcat

Legea prevede anumite categorii de activități exceptate de la această obligație, printre care:

  • servicii de alimentație publică desfășurate în mijloace de transport public de călători;

  • vânzarea de ziare și reviste prin distribuitori specializați;

  • transportul public local și cel cu metroul, pe bază de bilete sau abonamente tipărite conform legii;

  • încasări realizate pe bază de bonuri sau bilete cu valoare fixă, cum sunt cele pentru spectacole, muzee, expoziții, târguri, grădini zoologice și botanice, biblioteci, parcări sau jocuri de noroc;

  • activități de asigurări, pensii și intermedieri financiare;

  • activități desfășurate ca profesii liberale (avocați, medici, notari etc.);

  • vânzarea obiectelor de cult și serviciile religioase;

  • comerțul prin comis-voiajori sau corespondență (exceptând livrările la domiciliu efectuate de magazine sau unități de alimentație publică);

  • servicii de instalații, reparații și întreținere efectuate la domiciliul clientului;

  • vânzarea pachetelor de servicii turistice de către agențiile de turism;

  • furnizarea la domiciliu a utilităților (energie electrică, gaze, apă, telefonie fixă și mobilă, internet, televiziune, curierat, salubritate);

  • lucrări de construcții, reparații și amenajări de locuințe;

  • servicii medicale prestate la domiciliul sau locul de muncă al clientului;

  • transport feroviar de călători, intern și internațional, prestat de operatori români.

Casele de marcat pot fi achiziționate doar prin distribuitori autorizați, care au obligația să asigure și service pentru modelele comercializate.

Procedura de fiscalizare

Pentru a putea emite bonuri fiscale, aparatul trebuie fiscalizat, adică înregistrat la ANAF și conectat la serverele instituției. Procedura presupune obținerea numărului unic de identificare (NUI) prin depunerea formularului C801 online în Spațiul Privat Virtual sau fizic, la administrația fiscală.

Documente necesare din partea firmei:

  • copie certificat de înregistrare (CUI);

  • copie certificat de TVA (dacă este cazul);

  • dovada deținerii spațiului pentru punctul de lucru;

  • copie act constitutiv;

  • copie act de identitate al administratorului/asociatului;

  • ștampila societății.

Documente furnizate de distribuitor:

  • factură și dovada plății;

  • aviz de distribuție și service;

  • certificat de garanție;

  • proces verbal de sigilare;

  • cerere de atribuire a numărului de ordine fiscală.

După fiscalizare, utilizatorul primește:

  • primul bon fiscal și primul raport Z;

  • declarația de instalare (în patru exemplare);

  • cartea de intervenții;

  • registrul special.

Aceste documente trebuie prezentate la administrația fiscală în maximum 24 de ore, altfel se aplică amenzi între 2.000 – 4.000 lei.

Contractul de service

Potrivit HG nr. 479/2003, art. 102 alin. (8) și (9), completată cu HG nr. 804/2017, contractul de service pentru casa de marcat este obligatoriu, atât în perioada de garanție, cât și după aceea. Acesta acoperă intervenții tehnice, reprogramări, consultanță și întreținere.

Situații speciale

  • Fondul de sertar: suma introdusă la începutul zilei pentru a da rest clienților, care se scoate înainte de raportul Z.

  • Comerț ambulant: presupune vânzarea cu amănuntul prin rulote, chioșcuri sau vehicule mobile, pe baza codurilor CAEN specifice (4789, 4799). Pentru aceasta se pot utiliza case de marcat portabile.

  • Închiderea punctului de lucru: presupune scoaterea memoriei fiscale de către firma de service și predarea acesteia la ANAF, împreună cu declarația de instalare, cartea de intervenții și registrul special.

Casa de marcat fiscală este un instrument obligatoriu pentru majoritatea operatorilor economici care încasează numerar de la populație. Alegerea, fiscalizarea și utilizarea ei trebuie realizate conform legislației, prin distribuitori autorizați, iar respectarea procedurilor ANAF este esențială pentru evitarea sancțiunilor.