Clauza de mobilitate reprezintă un instrument tot mai folosit în contractele individuale de muncă, în special pentru angajații care desfășoară activități ce presupun deplasări frecvente. Indemnizația de mobilitate, decontarea transportului, serviciile turistice și voucherele cadou sunt beneficii care pot aduce avantaje atât angajatorilor, cât și salariaților, dacă sunt acordate și evidențiate corect.
Acest ghid detaliat explică regimul contabil și fiscal al acestor beneficii, condițiile de acordare, plafoanele legale și înregistrările contabile necesare.

Clauza de Mobilitate – Definiție și Reglementare

Clauza de mobilitate poate avea caracter permanent sau temporar, în funcție de modul în care este prevăzută în contractul individual de muncă (CIM) sau într-o anexă a acestuia.

  • Caracter permanent: angajatorul are dreptul de a modifica locul de muncă al salariatului pe perioade nedeterminate, cu obligația de a plăti sporurile cuvenite.

  • Caracter temporar: se stabilește un termen precis la care efectele clauzei încetează.

Impunerea clauzei se face cu acordul angajatului, însă retragerea ei este dreptul exclusiv al angajatorului și nu necesită consimțământul salariatului.

Profesii unde clauza de mobilitate este frecventă

  • agenți de vânzări sau comerciali

  • poștași

  • muncitori în construcții sau pe șantiere

  • funcționari financiari

  • vânzători ambulanți

  • curieri

  • alte profesii care implică deplasări regulate.

Indemnizația de Mobilitate – Tratament Fiscal și Contabil

Indemnizația de mobilitate poate fi acordată ca prestație suplimentară, cu tratament fiscal favorabil, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

  1. Încadrarea în plafonul zilnic de 2,5 ori diurna legală pentru instituții publice;

  2. Respectarea plafonului lunar de 33% din salariul de bază brut, cumulat cu alte venituri/avantaje acordate;

  3. Deplasarea trebuie să aibă o durată de cel puțin 12 ore și să fie efectuată într-o localitate aflată la o distanță de minimum 5 km.

Înregistrări contabile

  • Indemnizație neimpozabilă:
    625 (analitic distinct) = 542 (se menționează pe decontul de deplasare)

  • Depășiri de plafoane (sumă impozabilă):
    641 = 421 (stat de plată salarii).

 Prevederi Legale – Art. 76 Cod Fiscal

Conform art. 76 alin. (41) Cod Fiscal, următoarele venituri cumulate lunar nu reprezintă venit impozabil, în limita plafonului lunar de 33% din salariul de bază:

  • a) prestații suplimentare în baza clauzei de mobilitate (în limita a 2,5 ori indemnizația de delegare/detașare);

  • b) contravaloarea hranei acordate angajaților, în limita valorii maxime a unui tichet de masă/zi, dacă nu primesc deja tichete de masă;

  • c) cazare/chirie pentru spații puse la dispoziția angajaților (în limita a 20% din salariul minim brut), dacă aceștia nu dețin locuință în localitatea de muncă;

  • d) servicii turistice și/sau de tratament, inclusiv transport, pe perioada concediului, în limita câștigului salarial mediu brut anual;

  • e) contribuții la fonduri de pensii facultative – până la 400 euro/an;

  • f) prime de asigurare voluntară de sănătate sau abonamente medicale – până la 400 euro/an;

  • h) abonamente sportive – până la 100 euro/an;

  • i) sume pentru educația timpurie a copiilor – până la 1.500 lei/lună/copil.

Ordinea includerii acestor venituri în plafonul de 33% este stabilită de angajator.
Impozitul se calculează și se reține prin cumularea cu veniturile salariale aferente lunii respective.

Decontarea Transportului Salariaților

Angajatorii pot deconta costul transportului salariaților la și de la locul de muncă neimpozabil, dacă acest drept este prevăzut în CIM sau în regulamentul intern.

Înregistrări contabile

  • Decont cheltuieli transport:
    624/628 = 401
    4426 = 401
    401 = 542
    542 = 5121/5311.

Regim fiscal

  • Neimpozabil pentru salariat (art. 76 alin. 4 lit. a Cod Fiscal).

  • Nu se include în baza de calcul a CAS și CASS (art. 142 lit. b, art. 157 alin. 2 Cod Fiscal).

  • Pentru angajator, este cheltuială socială deductibilă în limita a 5% din cheltuielile cu salariile (art. 25 alin. 3 lit. b Cod Fiscal).

Documente necesare:

  • Decont lunar al salariatului;

  • Bon fiscal/abonament de transport;

  • Regulament intern sau prevedere contractuală.

Servicii Turistice pentru Angajați

Cheltuielile cu servicii turistice și/sau de tratament, inclusiv transport, pot fi suportate de angajator, fiind neimpozabile dacă nu se depășește plafonul lunar de 33% din salariul de bază.
Din 2025, se aplică două plafoane:

  • Plafon 1: câștigul salarial mediu brut (2025 – 8.620 lei);

  • Plafon 2: 33% din salariul de bază brut al salariatului.

Înregistrări contabile

  • Factură emisă pe numele societății:
    6458 = 401

  • Factură pe numele angajatului:
    6458 = 542
    542 = 5121/5311.

Dacă se depășesc limitele, diferența devine avantaj în natură, impozabil cu CAS, CASS și impozit pe venit.

Vouchere și Cadouri pentru Salariați

Angajatorii pot acorda prime sau tichete cadou cu ocazia sărbătorilor legale, în limita a 300 lei/persoană/ocazie, pentru:

  • Paște, Crăciun și sărbători religioase similare;

  • Ziua de 8 martie (angajate);

  • Ziua de 1 iunie (copiii minori ai angajaților).

Aceste cadouri sunt neimpozabile și nu intră în baza de calcul a contribuțiilor sociale dacă sunt prevăzute în CIM sau regulamentul intern.

Înregistrări contabile

  • Achiziție vouchere:
    5328 = 401

  • Acordare vouchere:
    6458 = 5328

Dacă se depășește plafonul de 300 lei, diferența se înregistrează ca avantaj salarial:

  • 6421 = 421 (sumă brută)

  • 421 = % (4315, 4316, 444) – reținerea contribuțiilor

  • 646 = 436 – contribuția asiguratorie pentru muncă.

Aplicarea corectă a clauzei de mobilitate, a indemnizației de mobilitate, a decontării transportului, a serviciilor turistice și a voucherelor cadou aduce beneficii semnificative atât angajatorilor, cât și salariaților.

  • Pentru angajat, aceste beneficii pot fi neimpozabile dacă sunt respectate plafoanele legale.

  • Pentru angajator, cheltuielile sunt deductibile integral sau limitat (5% din cheltuielile salariale), dacă sunt justificate prin documente și prevăzute în CIM sau regulament intern.

Respectarea condițiilor fiscale și a documentației justificative este esențială pentru a evita riscurile de reîncadrare fiscală și pentru a valorifica la maximum avantajele oferite de Codul Fiscal.