Închiderea balanței contabile este un proces esențial pentru a asigura acuratețea și transparența situațiilor financiare. Aceasta presupune verificări riguroase care să garanteze că toate tranzacțiile au fost înregistrate corect și că situațiile reflectă fidel poziția financiară a companiei. Iată care sunt cele mai importante chei de verificare:
1. Verificarea egalității debitorilor și creditorilor
Balanța trebuie să respecte regula fundamentală conform căreia totalul debitului trebuie să fie egal cu totalul creditului. Dacă această egalitate nu este respectată, este un semnal clar că există erori în înregistrările contabile.
Exemplu:
Dacă totalul debitului este 500.000 lei și totalul creditului este 495.000 lei, diferența de 5.000 lei poate fi cauzată de o tranzacție neînregistrată. Verifică jurnalul tranzacțiilor pentru a identifica operațiunea lipsă.
2. Revizuirea soldurilor conturilor
Verifică dacă soldurile conturilor sunt corect determinate, ținând cont de natura acestora:
- Conturile de activ: au solduri debitoare.
- Conturile de pasiv: au solduri creditoare.
- Conturile de venituri și cheltuieli: trebuie să fie închise pentru a reflecta rezultatul exercițiului financiar.
Exemplu:
Contul 401 (Furnizori) ar trebui să aibă un sold creditor. Dacă are sold debitor, verifică și corectează situațiile unde plățile către furnizori au fost înregistrate eronat.
3. Corelarea cu documentele primare
Este esențial să compari înregistrările contabile cu documentele justificative (facturi, chitanțe, extrase de cont bancar). Orice discrepanță trebuie investigată și corectată.
Exemplu:
Dacă o factură de 10.000 lei emisă către un client nu apare în contul 411 (Clienți), verifică jurnalul de vânzări pentru a identifica dacă această factură a fost omisă.
4. Verificarea închiderii conturilor de rezultat
Conturile de venituri și cheltuieli trebuie închise în contul 121 (Rezultatul exercițiului). Orice sold rămas în aceste conturi indică o eroare.
Exemplu:
Dacă contul 701 (Venituri din vânzări) arată un sold de 100.000 lei în loc să fie închis, înseamnă că închiderea conturilor nu a fost realizată corect. Execută procedura de închidere folosind formula specifică: 701 = 121.
5. Reconcilierea conturilor interne
Dacă firma folosește conturi interne pentru diverse operațiuni, acestea trebuie reconciliate. De exemplu:
Contul 411 (Clienți) trebuie să fie în echilibru cu facturile emise și încasările aferente.
Contul 512 (Conturi curente la bănci) trebuie reconciliat cu extrasele de cont.
Exemplu:
Contul 5121 (Banca lei) arată un sold de 50.000 lei, dar extrasul bancar indică 48.500 lei. Diferența de 1.500 lei poate fi cauzată de comisioane bancare neînregistrate etc.
6. Verificarea conturilor de TVA
În cazul în care firma este plătitoare de TVA, verifică dacă:
Soldul din contul 4426 (TVA deductibil) este în concordanță cu facturile de achiziții.
Soldul din contul 4427 (TVA colectat) corespunde facturilor emise.
De asemenea, asigură-te că TVA-ul declarat la ANAF coincide cu balanța contabilă.
7. Analiza soldurilor neobișnuite
Identifică și investighează soldurile care par anormale sau care au suferit variații nejustificate. Exemple:
Conturile de clienți cu solduri negative.
Conturile de furnizori cu solduri debitoare.
Exemplu:
Contul 411 (Clienți) are un sold de -2.000 lei, indicând o încasare înregistrată greșit peste valoarea datorată. Corectează această eroare prin verificarea plăților.
8. Confirmarea terților
La finalul exercițiului financiar, este recomandat să soliciți confirmări de sold de la terți (clienți, furnizori, instituții bancare). Această practică asigură validitatea soldurilor din evidențele contabile.
Exemplu:
Contul 401 (Furnizori) indică o datorie de 10.000 lei față de un furnizor. Solicită o confirmare scrisă și compară suma din balanță cu documentul primit.
9. Respectarea regulilor de documentare
Toate ajustările, corecțiile și rezervele constituite trebuie documentate corespunzător. Orice modificare a balanței trebuie să fie justificată printr-un document oficial.
Exemplu:
Dacă se constituie o ajustare pentru deprecierea unui stoc în valoare de 5.000 lei, pregătește o notă de ajustare justificată de un raport de inventar.
10. Verificarea calculării rezultatelor
Rezultatele financiare (profit sau pierdere) trebuie verificate cu atenție. Este important să te asiguri că:
Toate veniturile și cheltuielile sunt corect înregistrate.
Impozitul pe profit este calculat corect și înregistrat în conturile aferente.
11. Verificarea stocurilor
Asigură-te că toate stocurile sunt inventariate corect și că valoarea acestora este înregistrată în conturile corespunzătoare. Orice discrepanță trebuie investigată și corectată.
Exemplu:
Dacă stocul fizic indică 1.000 de unități, iar în contabilitate sunt înregistrate 950 de unități, verifică dacă s-au produs erori de înregistrare sau pierderi fizice.
12. Compararea cu bugetele inițiale
Analizează abaterile dintre situațiile financiare și bugetele stabilite la începutul exercițiului financiar. Aceasta poate dezvălui erori sau aspecte care necesită ajustări.
Exemplu:
Dacă cheltuielile administrative sunt cu 20% mai mari decât bugetul, investighează sursa acestor diferențe și justifică-le corespunzător.
13. Verificarea amortizărilor
Verifică dacă amortizările activelor fixe sunt calculate și înregistrate corect conform politicilor contabile și reglementărilor fiscale.
Exemplu:
Dacă un utilaj cu o valoare de 100.000 lei are o durată de viață de 5 ani, amortizarea anuală ar trebui să fie 20.000 lei. Orice altă valoare poate indica o eroare de calcul.
14. Compararea balanței cu alte rapoarte
Pentru a crește acuratețea închiderii balanței, compară informațiile din balanța contabilă cu următoarele rapoarte:
Registrul Jurnal: Verifică dacă toate tranzacțiile sunt corect înregistrate.
Registrul de Mijloace Fixe: Asigură-te că activele fixe sunt corect reflectate.
Lista stocurilor: Verifică existența scriptică și faptică a stocurilor.
Balanța detaliată a soldurilor de parteneri: Confirmă soldurile partenerilor cu balanța contabilă.
Extrasele de bancă: Reconcilierea cu conturile bancare.
Registrul de casă: Compară operațiunile de numerar cu înregistrările contabile.
Sfaturi practice:
Identifică orice discrepanță între aceste rapoarte și balanță. Documentează și corectează prompt orice abatere găsită.
15. Verificarea rezervei legale
Rezerva legală este o obligație prevăzută de legislația fiscală, conform căreia o parte din profit trebuie alocată pentru constituirea acesteia. Verifică dacă:
Rezerva legală a fost calculată corect, respectând procentul legal aplicabil.
Valoarea alocată este înregistrată corect în contul 1061 (Rezerva legală).
Rezerva nu depășește limita legală prevăzută de Codul Fiscal.
Exemplu:
Dacă profitul brut al companiei este de 200.000 lei, iar procentul pentru rezerva legală este de 5%, atunci suma alocată ar trebui să fie 10.000 lei. Asigură-te că această sumă este corect calculată și reflectată în balanță.
Note contabile:
La calcularea rezervei legale:Debit: 129 (Repartizarea profitului) 10.000 leiCredit: 1061 (Rezerva legală) 10.000 lei
La constituirea propriu-zisă:Debit: 121 (Profit/Pierdere) 10.000 leiCredit: 1061 (Rezerva legală) 10.000 lei
Rezerva legală este o obligație prevăzută de legislația fiscală, conform căreia o parte din profit trebuie alocată pentru constituirea acesteia. Verifică dacă:
Rezerva legală a fost calculată corect, respectând procentul legal aplicabil.
Valoarea alocată este înregistrată corect în contul 1061 (Rezerva legală).
Rezerva nu depășește limita legală prevăzută de Codul Fiscal.
Exemplu:
Dacă profitul brut al companiei este de 200.000 lei, iar procentul pentru rezerva legală este de 5%, atunci suma alocată ar trebui să fie 10.000 lei. Asigură-te că această sumă este corect calculată și reflectată în balanță.
Închiderea unei balanțe contabile corecte necesită atenție la detalii și o abordare sistematică. Utilizarea unui checklist pentru verificările menționate poate preveni erorile și îți poate oferi încredere că bilanțul reflectă fidel realitatea financiară a companiei.
Sugestie: Automatizarea proceselor contabile cu ajutorul unui software modern poate simplifica aceste verificări și reduce riscul de erori.