Temeiul și termenul de raportare

Concediile medicale  în REGES-Online se operează ca suspendări ale contractului individual de muncă. Se folosește temeiul: Legea 53/2003, art. 50 lit. b) – Concediu pentru incapacitate temporară de muncă. Transmiterea în Registru se face în 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical.

Baza legală: Hotărârea de Guvern nr. 295/2025

Articolul 4 alin. (2) prevede datele care se transmit, fără caracter limitativ. La litera p) sunt menționate: perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă.
Articolul 5 alin. (1) lit. e) stabilește regula generală: datele de la art. 4 alin. (2) lit. p) se trimit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării sau a încetării suspendării. Există însă excepții. Pentru suspendările bazate pe certificate medicale, pentru absențe nemotivate și pentru forță majoră, transmiterea se face în 3 zile lucrătoare. Termenul curge de la data înregistrării la angajator a certificatului medical sau de la data suspendării în caz de forță majoră.

De când devine obligatoriu REGES-Online pentru concediile medicale

Obligația începe când angajatorul trece efectiv de la Revisal la REGES-Online. Începând cu 30.09.2025, utilizarea exclusivă a REGES-Online devine obligatorie. Până la această dată, angajatorii care au user și parolă ITM pot folosi în continuare Revisal. Nu se solicită raportarea retroactivă a concediilor medicale încheiate înainte de trecere.
Precizare importantă: dacă, la data migrării, un concediu este activ, se introduce și data inițială a concediului. Măsura păstrează continuitatea raportării, în special când concediul se prelungește.

Introduceri cu dată anterioară și atenționările din sistem

Tehnic, sistemul permite înregistrări cu dată anterioară. Exemplu: un salariat aflat în concediu medical de șase luni. Suspendarea se poate introduce cu data exactă din certificat. REGES-Online afișează atenționări vizibile, de regulă marcate în portocaliu, dacă termenele legale nu sunt respectate. Sistemul nu blochează înregistrarea. Modificările sunt permise, sunt jurnalizate și pot fi verificate ulterior de inspectorii ITM.

De ce trebuie raportate concediile medicale

Perioadele de concediu medical se scad din vechimea în specialitate. Extrasele din REGES-Online, care atestă vechimea în muncă și în specialitate, trebuie să redea date reale. Raportarea corectă este necesară pentru salariați și pentru evidențele angajatorului.

Ce înseamnă „data înregistrării la angajator”

Termenul legal de 3 zile lucrătoare curge de la data înregistrării la angajator. Acest moment poate fi definit prin proceduri interne. Reglementarea se poate face în Regulamentul Intern sau în Contractul Colectiv de Muncă. Organizația stabilește clar ce înseamnă „înregistrare la angajator”.

Reglementarea internă a fluxului de primire

În practică, angajații trimit adesea scanuri sau fotografii ale certificatelor pe email ori WhatsApp. Originalul este depus ulterior. Este o chestiune de organizare internă. Angajatorul poate stabili că „data înregistrării” este data primirii scanului, data primirii originalului sau data înscrierii în registrul intern de corespondență.

Limitele reglementării interne

Procedurile interne nu modifică termenul legal de 3 zile. Ele doar fixează momentul de la care termenul începe să curgă. Dacă Regulamentul Intern spune că data primirii scanului este data înregistrării, termenul se calculează din acea zi. Independent de termen, obligația de a folosi REGES-Online începe la trecerea de la Revisal. Concediile încheiate înainte de trecere nu se raportează retroactiv, cu excepția celor active la migrare, unde se introduce și data inițială.

Este necesară o decizie separată de suspendare

Concediile medicale  în REGES-Online sunt suspendări ale CIM. Înregistrarea se face cu temeiul „incapacitate temporară de muncă”. Nu este necesară o decizie separată a angajatorului. Certificatul medical este documentul justificativ principal. La introducerea în REGES-Online se completează câmpurile obligatorii: temeiul legal, data de început, data de sfârșit, numărul și data emiterii certificatului (în „Alte detalii”).

Cum se gestionează prelungirile

Există două variante, în funcție de certificatul primit:

  • Prelungire a suspendării existente, când certificatul este „în continuare”

  • Închidere și redeschidere, când certificatul este „inițial”; se revine din suspendarea anterioară și se înregistrează o nouă suspendare

Important: suspendările nu se pot suprapune. Datele de început și de sfârșit trebuie să nu se intersecteze. În caz contrar, sistemul nu validează înregistrarea.