Documente specifice comerţului cu amănuntul
Din documentele prevăzute in Nomenclatorul privind modelele registrelor şi formularelor tipizate, comune pe economie pentru activitatea financiară şi contabilă, în comerţul cu amănuntul se folosesc cel mai mult următoarele:
Avizul de însoţire a mărfii, Factura fiscală, Chitanţa, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, Bonul de consum, Fişa de magazie, Raportul de gestiune, Monetarul, Registrul de casă.
1. Avizul de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A)
Se întocmeşte în trei exemplare de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiţii obiective si cu totul excepţionale, făcându-se menţiunea „Urmează factura”. În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi patrimoniale dispersate teritorial, avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea
„Fără factură”. Pe avizul de însoţire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi sau pentru vânzare în regim de consignaţie, se face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi” sau „Pentru vânzare în regim de consignaţie”, după caz, etc.
Serveşte ca:
– document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
– document ce stă la baza întocmirii facturii;
– dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
– document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiaşi unităţi în cazul transferului.
Se emite, pe măsura livrării, de către compartimentul desfacere, care semnează pentru întocmire.
Circulă:
La furnizor:
– la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);
– la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 si 3);
– la compartimentul financiar-contabil, ataşat la factură (exemplarul 3);
La cumpărător:
– la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor (exemplarul 1);
– la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenta acestuia (exemplarul 1);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitica, ataşat la factură (exemplarul 1).
În cazul valorilor materiale prelucrate la terţi, pe exemplarul respectiv se face menţiunea „Din prelucrare la terţi”.
Se arhivează:
La furnizor:
– la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
– la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3);
La cumpărător:
– la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
În comerţul cu amănuntul, avizul de însoţire se întâlneşte la vânzarea cu întocmirea ulterioară a facturii, dacă încasarea nu se efectuează pe loc; la cumpărarea atât de mărfuri, cât şi de materiale consumabile, pentru care urmează a se primi factura.
2. Factura fiscală (cod 14-4-10/A)
Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în trei exemplare, la livrarea produselor şi a mărfurilor, la executarea lucrărilor şi la prestarea serviciilor, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziţiei de livrare, a avizului de însoţire a mărfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrărilor si prestarea serviciilor si se semnează de compartimentul emitent.
Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiţii obiective si cu totul excepţionale, produsele si mărfurile livrate sunt însoţite, pe timpul transportului, de avizul de însoţire a mărfii. În vederea corelării documentelor de livrare, numărul şi data avizului de însoţire a mărfii se înscriu în formularul de factură.
Serveşte ca:
– document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;
– document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
– document de încărcare în gestiunea primitorului;
– document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului.
Circulă:
La furnizor:
– la compartimentul în care se efectuează operaţiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acordă numai pe exemplarul 3;
– la persoanele autorizate să dispună încasări în contul de la banca al unităţii (toate exemplarele);
– la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexează dispoziţia de livrare);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 3);
La cumpărător:
– la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaţiunii, având ataşat exemplarul din avizul de însoţire a mărfii care a însoţit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul în care marfa nu a fost însoţita de factură pe timpul transportului (exemplarul 1);
– la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1, împreuna cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz).
Se arhivează:
La furnizor:
– la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);
La cumpărător:
– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
În comerţul cu amănuntul, factura se întâlneşte la vânzarea de mărfuri, dacă încasarea nu se efectuează pe loc; la cumpărarea atât de mărfuri, cât şi de materiale consumabile, obiecte de inventar sau active corporale precum şi pentru utilităţile magazinului datorate furnizorilor.
3. Chitanţa (cod 14-4-1)
Se întocmeşte în doua exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.
Serveşte ca:
– document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;
– document justificativ de înregistrare în registrul de casă (cu respectarea
Regulamentului operaţiunilor de casă) şi în contabilitate.
Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).
În comerţul cu amănuntul, chitanţa se întâlneşte la încasarea in numerar a contravalorii facturilor de marfă emise anterior, la încasarea pe loc a facturii de marfă, daca vânzarea se face cu livrare la sediul clientului, la depunerea în caseria centrală a disponibilităţilor obţinute din vânzare de diferite raioane.
4. Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (cod 14-3-1A si 14-3-1/aA)
Este documentul care se întocmeşte de către comisia de recepţie şi de către gestionar, în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşteîn trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În cazul când bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.
Serveşte ca:
– document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
– document justificativ pentru încărcare în gestiune;
– act de probă în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;
– document justificativ de înregistrare în contabilitate
Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:
a) bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
d) bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
e) bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
f) mărfurilor intrate in gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).
Circulă:
– la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);
– la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
În comerţul cu amănuntul, nota de recepţie se întâlneşte la cumpărarea atât de mărfuri, cât şi de materiale consumabile, obiecte de inventar. Pentru mărfuri se întocmeşte formularul cod 14-3-1/A, iar pentru restul stocurilor formularul cod 14-3-1A.
5. Bonul de consum (cod 14-3-4Aa) şi bonul de consum colectiv (cod 14-3-4/aA)
Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.
Serveşte ca:
– document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
– document justificativ de scădere din gestiune;
– document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi în contabilitate.
Circulă:
– la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
– la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;
– la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
În comerţul cu amănuntul, bonul de consum se foloseşte pentru consumul materialelor consumabile şi pentru darea în consum a obiectelor de inventar.
6. Fişa de magazie (cod 14-3-8)
Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de către:
– compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control), în coloana „Data şi semnătura de control” semnează şi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii.
– gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi stoc.
Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii. În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de magazie. Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
În comerţul cu amănuntul, fişa de magazie este folosită pentru evidenţa materialelor consumabile şi a obiectelor de inventar, necesare desfăşurării activităţii magazinului.
7. Raportul de gestiune
Evidenţa operativă a mărfurilor în cadrul unităţilor de desfacere cu amănuntul se ţine cu ajutorul Raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic.
Raportul de gestiune zilnic se întocmeşte in două exemplare de către gestionar pentru fiecare gestiune în parte. După reportarea soldului din ziua precedentă, în coloana „Mărfuri” se înscriu în ordinea întocmirii lor, documentele de intrare din ziua respectivă. La sfârşitul zilei se stabileşte totalul intrărilor plus soldul, după care se înscriu datele privind vânzările şi alte ieşiri de mărfuri şi se totalizează. La sfârşitul zilei se determină soldul scriptic de mărfuri. În raportul de gestiune se înscriu atât cumpărările şi vânzările de mărfuri la preţul de vânzare cu amănuntul, cât şi alte intrări sau ieşiri de mărfuri care au ca efect modificarea în plus sau în minus a soldului de mărfuri, cum ar fi: modificările de preţ, transferul între gestiuni, distrugerea mărfurilor degradate.
Documentele care stau la baza întocmirii Raportului de gestiune pot fi: Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, Monetarul, Inventarul privind modificările de preţ, Procesul-verbal de scădere din gestiune, etc.
Exemplarul 2 al Raportului de gestiune rămâne în carnet, iar exemplarul 1 se trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifică şi se confruntă cu datele din evidenţa analitică. Eventualele erori se comunică gestionarului pentru a le corecta şi a pune de acord soldul scriptic din evidenţa operativă cu cel din evidenţa contabilă.
Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleaşi elemente ca si Raportul zilnic, cu deosebirea că înscrierea acestora în formular se face la anumite perioade de timp (15 zile), soldul stabilindu-se la sfârşitul fiecărei perioade. El se completează în 2 exemplare, documentele de intrare şi ieşire înscriindu-se în ordine cronologică, fără a se face o grupare a lor pe intrări şi ieşiri.
8. Monetarul
Se întocmeşte în 2 exemplare, cu ocazia predării la caseria centrală a numerarului din vânzare. Casierul semnează pe cele două exemplare ale monetarului, primul restituindu-i-l gestionarului, emite o chitanţă, pe care apoi o înregistrează în registrul de casă. Exemplarul 1 al monetarului constituie document justificativ pentru descărcarea gestiunii de mărfurile vândute. În condiţiile utilizării casei de marcat,
Monetarul se întocmeşte pe baza raportului zilnic emis de aceasta.
9. Registrul de casă (cod 14-4-7A)
Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi. La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.
Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se înregistrează toate încasările, după care acestea se totalizează (inclusiv soldul de casă reportat al zilei precedente), apoi se înregistrează toate plăţile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din însumarea încasărilor, pentru a stabili soldul de casă al zilei respective.
Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.
Serveşte ca:
– document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative;
– document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;
– document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.
Înregistrarea în contabilitate a principalelor operaţii economice din comerţul cu amănuntul
În funcţie de tipul de vânzare practicat, există trei modalităţi de evaluare:
– la cost de achiziţie (în cadrul depozitelor)
– la preţ de vânzare cu ridicata (în cadrul depozitelor)
– la preţ de vânzare cu amănuntul (în magazine cu amănuntul)
Sursa: Contabilitatea mărfurilor, Prof.ec. Tănase Mihai
Expert contabil