Una dintre cele mai frecvente întrebări ale antreprenorilor este: „Pot pune această cheltuială pe firmă?”

Răspunsul nu depinde doar de existența unei facturi emise pe societate. Pentru ca o cheltuială să fie deductibilă fiscal trebuie, ca regulă generală, să aibă legătură cu activitatea economică a firmei, să fie justificată și înregistrată corespunzător în contabilitate.

Potrivit art. 25 alin. (1) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.

Prin urmare, nu este suficient să cumperi ceva „pe firmă”. Trebuie să poți explica și demonstra de ce firma a avut nevoie de acel bun sau serviciu.

Ce cheltuieli poți pune pe firmă?

1. Chiria sediului sau a punctului de lucru

Chiria aferentă sediului social, biroului, magazinului, depozitului, cabinetului sau altui spațiu utilizat pentru desfășurarea activității poate reprezenta o cheltuială a firmei.

Este important să existe documentele necesare: contract de închiriere, factură sau alte documente justificative, după caz.

Dacă spațiul este folosit atât în interesul firmei, cât și în scop personal, tratamentul fiscal trebuie analizat în funcție de situația concretă.

2. Publicitate, reclamă și promovare

Firma poate suporta cheltuieli precum:

• reclame pe Google, Facebook, Instagram, TikTok sau alte platforme;
• realizarea și administrarea unui website;
• bannere, afișe, pliante și materiale promoționale;
• servicii de marketing;
• promovare online;
• servicii SEO;
• producție foto-video pentru promovarea activității.

Condiția esențială este ca serviciile să fie destinate promovării activității economice.

3. Servicii IT, software, hosting și domenii

În această categorie pot intra:

• licențe software;
• Microsoft 365, Google Workspace și alte aplicații profesionale;
• programe de contabilitate;
• aplicații de facturare;
• programe CRM;
• servicii cloud;
• hosting;
• domenii web;
• mentenanță IT;
• servicii de programare;
• securitate cibernetică.

Dacă sunt utilizate în activitatea firmei, acestea pot constitui cheltuieli efectuate în scopul activității economice.

4. Telefon și internet

Abonamentele de telefonie și internet utilizate pentru desfășurarea activității firmei pot fi suportate de societate.

În cazul în care un abonament este utilizat atât profesional, cât și personal, trebuie avută în vedere justificarea utilizării în interesul activității.

5. Consumabile și materiale de birou

O firmă poate achiziționa, în funcție de activitatea desfășurată:

• hârtie;
• toner;
• cartușe pentru imprimantă;
• pixuri și alte articole de papetărie;
• dosare și bibliorafturi;
• produse necesare întreținerii biroului;
• alte consumabile utilizate în activitatea curentă.

Și aici se aplică regula generală: achiziția trebuie să fie justificată de activitatea societății.

6. Echipamente, calculatoare și alte bunuri necesare activității

Pot fi achiziționate pe firmă bunurile folosite în activitatea economică, cum ar fi:

• laptopuri și calculatoare;
• monitoare;
• imprimante;
• telefoane;
• mobilier de birou;
• echipamente și utilaje;
• aparatură profesională.

În funcție de valoare și de natura bunului, acesta poate fi înregistrat direct ca o cheltuială sau poate reprezenta un mijloc fix, caz în care costul se recuperează fiscal prin amortizare, potrivit regulilor aplicabile.

7. Chirie sau leasing pentru utilaje și echipamente

Cheltuielile aferente închirierii ori leasingului unor echipamente necesare activității pot fi suportate de firmă.

Tratamentul contabil și fiscal diferă în funcție de tipul contractului, inclusiv între leasingul financiar și cel operațional.

8. Semnătură electronică și casă de marcat

Cheltuielile necesare îndeplinirii obligațiilor firmei sau digitalizării activității pot include:

• certificat pentru semnătură electronică;
• aparat de marcat electronic fiscal;
• mentenanța casei de marcat;
• servicii de arhivare electronică;
• programe necesare depunerii sau gestionării documentelor fiscale.

Acestea sunt, în principiu, direct legate de desfășurarea activității economice.

9. Cursuri de formare profesională

Firma poate suporta cursuri, specializări și programe de pregătire profesională atunci când acestea au legătură cu activitatea desfășurată sau cu atribuțiile profesionale ale persoanei care beneficiază de ele.

De exemplu, pentru o societate de contabilitate pot fi justificate cursurile de fiscalitate, contabilitate, salarizare sau utilizarea programelor profesionale.

În schimb, un curs urmat exclusiv pentru un hobby personal, fără legătură cu activitatea firmei, nu ar trebui tratat ca o cheltuială profesională deductibilă.

10. Deplasări și delegații

Firma poate suporta cheltuieli aferente deplasărilor efectuate în interes de serviciu, cum ar fi, în condițiile legii:

• transport;
• cazare;
• anumite cheltuieli de deplasare;
• indemnizații de delegare/detașare.

Este foarte important să existe documente din care să rezulte scopul profesional al deplasării.

O excursie personală nu devine deplasare de serviciu doar pentru că factura este emisă pe societate.

11. Cheltuielile cu autoturismul firmei

Autoturismele reprezintă una dintre zonele în care apar frecvent probleme la controalele fiscale.

Pot exista cheltuieli cu:

• combustibil;
• reparații;
• întreținere;
• RCA;
• ITP;
• rovinietă;
• chirie;
• alte costuri direct atribuibile autoturismului.

Codul fiscal prevede însă, pentru anumite autoturisme care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, limitarea la 50% a deductibilității anumitor cheltuieli.

Este vorba, în principal, despre vehiculele cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și maximum nouă locuri, inclusiv locul șoferului.

Baza legală: art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal.

Există și situații în care cheltuielile pot fi integral deductibile, inclusiv pentru anumite vehicule utilizate exclusiv în scop profesional sau pentru categoriile expres prevăzute de Codul fiscal.

Pentru justificarea utilizării exclusiv economice, normele fiscale prevăd documente financiar-contabile și foaie de parcurs, care trebuie să conțină informații precum scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și consumul aferent.

Separat trebuie analizată și deducerea TVA, pentru care Codul fiscal cuprinde reguli specifice, inclusiv limitarea de 50% în anumite situații.

12. Mese de afaceri și cadouri pentru parteneri – cheltuieli de protocol

Mesele organizate cu partenerii sau clienții și anumite cadouri acordate în scop de protocol pot fi înregistrate de societate, dar deductibilitatea fiscală este limitată.

Conform art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile la calculul impozitului pe profit în limita unei cote de 2%, aplicată asupra bazei de calcul stabilite de Codul fiscal.

Așadar, o masă cu un client sau un partener de afaceri poate avea caracter de protocol.

În schimb, masa zilnică a administratorului sau ieșirile personale la restaurant nu devin automat cheltuieli de protocol.

Atenție la TVA pentru cadourile de protocol

Codul fiscal conține reguli distincte și privind TVA aferentă cadourilor oferite în cadrul acțiunilor de protocol.

De aceea, pentru cadouri este recomandată verificarea atât a tratamentului la impozitul pe profit, cât și a celui din punct de vedere al TVA.

Ce cheltuieli NU ar trebui puse pe firmă ca simple cheltuieli profesionale?

Principiul este relativ simplu:

cheltuielile strict personale ale asociatului, administratorului sau salariatului nu devin cheltuieli ale activității economice doar pentru că sunt achitate din contul firmei sau factura este emisă pe societate.

1. Haine și încălțăminte pentru uz personal

Costumele, rochiile, cămășile, pantofii sau alte haine obișnuite cumpărate pentru uz personal nu devin automat cheltuieli deductibile doar pentru că sunt purtate la serviciu.

Situația este diferită pentru:

• echipamente individuale de protecție;
• îmbrăcăminte obligatorie pentru anumite activități;
• echipamente impuse de normele de securitate și sănătate în muncă;
• alte articole a căror utilizare profesională poate fi demonstrată.

Normele metodologice aferente art. 25 din Codul fiscal recunosc, între altele, cheltuielile efectuate pentru securitatea și sănătatea în muncă potrivit legii.

2. Cumpărăturile personale pentru casă

Mobilierul pentru locuința personală, electrocasnicele, produsele alimentare sau alte cumpărături casnice nu sunt cheltuieli ale firmei dacă nu există o legătură reală și justificabilă cu activitatea economică.

Simpla existență a unei facturi pe societate nu este suficientă.

3. Vacanțele personale

O vacanță a asociatului sau administratorului nu poate fi transformată într-o cheltuială de afaceri prin simpla solicitare a unei facturi pe societate.

Există însă o situație diferită pentru beneficiile acordate angajaților.

Codul fiscal include în categoria cheltuielilor sociale, în anumite condiții, și contravaloarea serviciilor turistice și/sau de tratament, inclusiv transportul, acordate de angajator salariaților și membrilor familiilor acestora.

Pentru plătitorii de impozit pe profit, cheltuielile sociale sunt deductibile limitat, în limita de până la 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului, conform art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal.

Separat, pentru tratamentul fiscal la nivelul salariatului trebuie analizate condițiile și plafoanele prevăzute de art. 76 din Codul fiscal, inclusiv plafonul aplicabil anumitor beneficii extrasalariale.

Prin urmare, există o diferență importantă între:

vacanța personală a patronului și un beneficiu turistic acordat legal unui angajat.

4. Mesele personale la restaurant

Prânzul sau cina obișnuită a administratorului/asociatului nu reprezintă automat o cheltuială de afaceri.

Dacă există însă o întâlnire reală cu un client, furnizor sau partener comercial, cheltuiala poate avea caracter de protocol, cu aplicarea regulilor și limitelor fiscale corespunzătoare.

Este recomandată păstrarea documentelor care permit justificarea naturii profesionale a evenimentului.

5. Medicamente și consultații medicale strict personale

Medicamentele cumpărate pentru uzul personal al asociatului sau administratorului nu sunt, în mod obișnuit, o cheltuială efectuată în scopul activității economice.

Există însă regimuri distincte pentru anumite beneficii medicale acordate angajaților, abonamente medicale, asigurări voluntare de sănătate, medicina muncii și alte servicii prevăzute de legislația fiscală.

Prin urmare, nu trebuie confundată o cheltuială medicală personală cu un beneficiu acordat salariatului conform Codului fiscal.

6. Cheltuielile pentru animalele de companie

Hrana, accesoriile, consultațiile sau tratamentele veterinare pentru animalul de companie al asociatului ori administratorului sunt, în mod normal, cheltuieli personale.

Situația poate fi diferită doar dacă animalul are o utilizare reală în activitatea economică și aceasta poate fi justificată în raport cu obiectul de activitate al firmei.

„Am factura pe firmă” nu înseamnă automat „am cheltuială deductibilă”

Aceasta este probabil cea mai importantă regulă de reținut.

O factură emisă pe numele societății demonstrează cine a făcut achiziția, dar nu demonstrează singură că acea cheltuială este deductibilă fiscal.

La o eventuală verificare trebuie să poată fi justificată:

• realitatea operațiunii;
• legătura cu activitatea economică;
• necesitatea sau scopul economic;
• documentele justificative;
• tratamentul contabil și fiscal corect.

Deductibil, deductibil limitat și nedeductibil – care este diferența?

În practică există trei situații principale.

Cheltuială deductibilă

Este luată în calcul fiscal potrivit regulilor Codului fiscal.

Exemple pot fi, în funcție de activitate: chiria biroului, contabilitatea, publicitatea, software-ul sau consumabilele.

Cheltuială cu deductibilitate limitată

Codul fiscal permite deducerea numai în anumite limite.

Exemple importante:

Protocol: limita fiscală prevăzută de art. 25 alin. (3) lit. a).

Cheltuieli sociale: în limita de până la 5% din cheltuielile cu salariile personalului, conform art. 25 alin. (3) lit. b).

Anumite cheltuieli cu autoturismele: deductibilitate de 50% atunci când sunt îndeplinite condițiile art. 25 alin. (3) lit. l).

Cheltuială nedeductibilă

Cheltuiala poate exista în contabilitate, dar nu diminuează rezultatul fiscal la calculul impozitului pe profit.

Codul fiscal enumeră expres la art. 25 alin. (4) o serie de cheltuieli nedeductibile.

Printre exemplele prevăzute de lege se află, în anumite condiții, impozitul pe profit datorat și anumite amenzi, dobânzi/majorări și penalități datorate autorităților.

Foarte important pentru microîntreprinderi: o cheltuială nu reduce direct impozitul pe venit

Discuția despre „deductibilitatea cheltuielilor” este deosebit de importantă pentru societățile plătitoare de impozit pe profit.

Pentru o microîntreprindere care datorează impozit pe venit, mecanismul este diferit: impozitul se determină pornind de la veniturile care intră în baza impozabilă stabilită de Codul fiscal, nu din diferența clasică dintre venituri și cheltuieli.

Prin urmare, dacă o microîntreprindere cumpără un laptop de 5.000 de lei, simpla existență a acestei cheltuieli nu înseamnă că baza impozitului pe veniturile microîntreprinderii scade automat cu 5.000 de lei.

Cheltuiala rămâne însă relevantă contabil, patrimonial, pentru determinarea rezultatului societății și, după caz, din perspectiva TVA sau a altor reguli fiscale.

În anul 2026, regimul microîntreprinderilor a fost modificat inclusiv prin OUG nr. 8/2026, astfel că regimul fiscal al societății trebuie verificat înainte de a calcula efectul unei cheltuieli.

 

Cele 5 întrebări pe care să ți le pui înainte să cumperi ceva pe firmă

Înainte de o achiziție, verifică:

1. Are această cheltuială legătură cu activitatea firmei?
2. Pot demonstra de ce a fost necesară?
3. Am documentele justificative corespunzătoare?
4. Codul fiscal prevede o limitare specială pentru această categorie?
5. Există și implicații privind TVA, avantajele salariale sau utilizarea personală?

Dacă răspunsurile sunt clare, riscul fiscal este mult mai ușor de gestionat.

Baza legală principală

Regulile prezentate se bazează în principal pe:

Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;

art. 25 – regulile privind cheltuielile deductibile, deductibile limitat și nedeductibile la determinarea rezultatului fiscal;

art. 25 alin. (3) lit. a) – cheltuielile de protocol;

art. 25 alin. (3) lit. b) – cheltuielile sociale;

art. 25 alin. (3) lit. l) – limitarea anumitor cheltuieli aferente autoturismelor;

art. 25 alin. (4) – categorii de cheltuieli nedeductibile;

art. 53 – baza impozabilă pentru impozitul pe veniturile microîntreprinderilor;

art. 76 – tratamentul fiscal al veniturilor salariale și al anumitor beneficii acordate angajaților;

art. 298 – limitările speciale privind dreptul de deducere a TVA, inclusiv pentru anumite vehicule;

precum și HG nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal, cu modificările ulterioare.

Concluzie

Regula „dacă am factură, pot pune cheltuiala pe firmă” este greșită.

Regula corectă este:

firma poate suporta cheltuielile care au o justificare economică reală, sunt documentate corespunzător și respectă tratamentul fiscal stabilit de Codul fiscal.

Unele sunt integral deductibile, altele sunt deductibile numai în anumite limite, iar altele sunt nedeductibile.

În cazul achizițiilor care pot avea atât utilizare profesională, cât și personală – autoturisme, telefoane, călătorii, mese, haine, servicii medicale sau alte beneficii – este recomandată analiza situației concrete împreună cu contabilul sau consultantul fiscal înainte de înregistrarea lor.